ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Aby byl text přehlednější, zjednodušíme vám čtení několika pojmy, které v těchto Zásadách zpracování osobních údajů používáme:

GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679;

CCPA – Kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů z roku 2018 (California Consumer Protection Act of 2018;

EEA – Evropský hospodářský prostor;

Obchodní sdělení – zpravidla e-mailová zpráva nebo sms odesílaná za účelem propagace našich služeb;

Osobní údaje – jakékoliv informace o Uživateli, na základě kterých jej lze přímo či nepřímo identifikovat;

Služba – softwarová aplikace Retino pro správu zpětných procesů v e-commerce;

Smlouva – smlouva o poskytování Služeb ve znění Podmínek poskytování služby Retino, která je uzavřena mezi námi a registrovaným Uživatelem, případně se bude jednat o smlouvu za individuálně sjednaných podmínek, které byly sjednány nebo o smlouvu o objednání přepravy prostřednictvím naší aplikace Retino;

Subjekt údajů – fyzická osoba, kterou lze na na základě Osobních údajů přímo či nepřímo identifikovat;

Uživatel / vy – fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, nejčastěji půjde o zákazníka (osobu, která s námi podepsala Smlouvu a osobu, která si v návaznosti na to u nás zřídila uživatelský účet a je jí poskytována Služba) nebo o potenciálního zákazníka, případně uživatele našich webových stránek, kteří si je jen prohlížejí;

Správce – subjekt (ve vztahu k Vašim údajům jsme to my), který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování Osobních údajů

Zpracovatel – využíváme jiné subjekty, aby nám např. zajistili bezpečné ukládání dat nebo abychom vám zaslali newsletter. Během této spolupráce mohou zpracovávat Osobní údaje, které jste nám poskytli;

Zpracování Osobních údajů – zjednodušeně se jedná jakékoli nakládání s Osobními údaji – ať už je to jejich uložení, sdílení, smazání, nebo měnění;

Zvláštní kategorie Osobních údajů – údaje, které chápeme jako ty, které jsou citlivější. Týkají se například toho, jaký je Váš etnický původ, jaká je Vaše sexuální orientace, jestli jste v odborech nebo jak jste na tom zdravotně a jaká je Vaše víra. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a biometrické údaje, pokud jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby. My tyto Osobní údaje nezpracováváme.

Pokud se v rámci toho dokumentu objeví pojmy, které nejsou specifikované výše, řídí se potom výkladem uvedeným v Podmínkách poskytování služeb Retino.

Uživatelé z Kalifornie. V případě, že sídlíte ve státě Kalifornie, jsou pojmy jako “Osobní údaje”, “Subjekt údajů”, “Správce” a “Zpracovatel” používané v těchto zásadách ekvivalentem pojmů “Personal information”, “Consumer”, “Business” a “Service provider” dle CCPA. Zároveň v souvislosti s CCPA uvádíme, že v žádném případě Vaše Osobní údaje za finanční nebo jiné protiplnění neprodáváme, nepronajímáme nebo jinak nezveřejňujeme. Pokud Vaše Osobní údaje nějakým způsobem zpřístupníme třetí straně, činíme tak z důvodu poskytování našich Služeb nebo plnění naší zákonné povinnosti, a to v souladu s těmito zásadami.

Vaše soukromí je pro nás prioritou, proto od Vás vyžadujeme jen ty osobní údaje, které jsou k poskytování Služeb nezbytné. Naše Služby odpovídají standardům požadovaných GDPR. Pokud nám svá data svěříte, zavazujeme se s nimi nakládat v souladu s příslušnou právní úpravou, která se na Vás vztahuje (GDPR, CCPA, apod.). O tom, jaká máte v souvislosti s Osobními údaji práva, informujeme níže.

S ohledem na to jaké Služby poskytujeme, se můžeme ocitnout ve vztahu k Osobním údajům v pozici Správce i Zpracovatele.

Kdy se tyto zásady uplatní. Tyto zásady zpracování osobních údajů se vztahují pouze na situace, kdy jsme v pozici Správce, pokud není v textu zásad uvedeno jinak.

Kdy je Retino Správcem? Ve vztahu k Uživatelům jsme Správcem Osobních údajů. Svěřili jste nám některé údaje o sobě (např. Vaše jméno a e-mail), abychom vám například zaregistrovali účet. Přehled zpracovávaných Osobních údajů včetně důvodů pro jejich zpracování najdete níže. Pokud by bylo cokoliv nejasného, neváhejte se nám ozvat na e-mail support@retino.com.

Další Zpracovatelé. Abychom Vám mohli naši Službu poskytovat co nejkvalitněji, využíváme k tomu dalších subjektů. Se všemi máme uzavřeny potřebné smlouvy a vyžadujeme co nejvyšší možnou úroveň ochrany a zabezpečení Osobních údajů. Všechny naše zpracovatele najdete v části 8 těchto zásad.

Kdy je Retino v pozici zpracovatele? Poskytujeme Službu, jejímž účelem je usnadnit zpětné procesy ve vztahu k Vašim zákazníkům. V rámci Služby zadáváte Vy i Vaši zákazníci své osobní údaje do systému Retino. Ve vztahu k zákazníkům Uživatelů naší Služby můžeme být v pozici zpracovatele Osobních údajů. Pokud zpracováváme Osobní údaje Vašich zákazníků, pak tak činíme Vaším jménem pouze jako zpracovatel, a to v souladu s Vašimi pokyny (tj. pokyny Uživatele). Ochrana osobních údajů a práva a povinnosti z toho vyplývající, jsou v tomto případě upravena Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), která je přílohou Podmínek poskytování služby Retino.

Pokud jste zákazníkem našeho Uživatele. Pokud si objednáte přepravu přes naší Aplikaci, přečtěte si prosím část 5 bod C těchto Zásad. V ostatních případech se pro podrobnější informace ohledně ochrany osobních údajů obraťte přímo na našeho Uživatele. Za to, jak naši Uživatelé přistupují k ochraně osobních údajů, neneseme odpovědnost.

Přístup Retino jako zpracovatele. Retino z velké části nemá přístup k datům svých Uživatelů, ledaže mu taková data Uživatel sám zpřístupní nebo je přístup k nim nezbytný k poskytování Služeb. Neodpovídáme za obsah Osobních údajů, které Uživatel:

• zahrne do dat zpracovávaných v rámci poskytování Služeb,

• jakým způsobem Uživatel taková data shromažďuje, ukládá, distribuuje,

• či jinak zpracovává.

Subzpracovatelé. V rámci zajišťování Služeb využíváme další Subjekty. Pokud se ocitneme v pozici Zpracovatele Osobních údajů, můžeme využívat další subzpracovatele, a to v souladu se Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), která je přílohou Podmínek poskytování služby Retino. K Vašim datům, které do systému uložíte, tj. k datům Vašich klientů, máme my i naši subzpracovatelé velmi omezený přístup, i přes to dbáme na to, aby naši subzpracovatelé byli vázáni k zajištění ochrany Osobních údajů na stejné úrovni, jakou poskytujeme my.

Jak zpracováváme osobní údaje? Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu, pro který byly údaje pořízeny a při jejich zpracovávání dodržujeme bezpečnostní technická a organizační pravidla. Proces zpracování Osobních údajů je automatizován, ale neprovádíme profilování. Konkrétní účely zpracování údajů a kategorie osobních údajů, které pro jednotlivé účely zpracováváme jsou rozepsány v následující části.

→ Jméno a příjmení

→ Kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo) a další údaje, které dobrovolně uvedete ve svém uživatelském rozhraní

→ Login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu)

→ Údaje v dotazu zaslaným zákazníkem nebo jinou osobou

→ Fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb)

→ Informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi)

→ Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Facebook, LinkedIn), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech

→ Cookies a IP adresa, údaje o aktivitách (včetně informací o Vašem zařízení nebo operačním systému)

Zvláštní kategorie Osobních údajů. Žádné Osobní údaje citlivé povahy o Vás nezpracováváme.

Vaše osobní údaje zpracováváme v případě, že jste uživatelem našich webových stránek, naším zákazníkem nebo máte zájem se stát členem našeho týmu. Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytnou dobu, její délka se ale může lišit s ohledem na příslušnou právní úpravu v místě, kde Vám naše Služby poskytujeme. Údaje o délce zpracování jsou tudíž pouze orientační.

Pokud navštívíte naše webové stránky, zpracováváme Vaše Osobní údaje pro účely uvedené v této tabulce.

Pokud se rozhodnete pro naše Služby nebo si je chcete nejprve vyzkoušet, vytvoříme Vám uživatelský účet. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat v nezbytném rozsahu tak, abychom Vám mohli poskytovat Službu podle Podmínek poskytování služby Retino.

V případě, že si pro vrácení zakoupeného zboží, objednáte přepravu prostřednictvím naší Aplikace, vztahují se na Vás tyto obchodní podmínky.

Zákonnost zpracování. Veškeré Osobní údaje získáváme a zpracováváme zákonným způsobem. Osobní údaje zpracováváme:

• na základě Vašeho souhlasu (např. když se dobrovolně přihlásíte k odběru našeho newsletteru),

• za účelem plnění Smlouvy (abychom Vám mohli začít poskytovat naše Služby),

• za účelem plnění zákonné povinnosti (např. v případě dozoru ze strany kontrolního úřadu) a

• na základě našeho oprávněného zájmu (např. v případě že jste naším zákazníkem, abychom Vás mohli informovat o tom, co je u nás nového).

V případě, že Vám Službu poskytujeme mimo Evropský hospodářský prostor (EEA), mohou se právní tituly pro zpracování Osobních údajů lišit.

Naši Službu mohou používat osoby starší 16 let. Osobní údaje dětí a nezletilých do této věkové hranice v žádném případě vědomě nezpracováváme. Pokud zjistíme, že jsme obdrželi Osobní údaje od dítěte bez souhlasu rodičů nebo zákonného souhlasu, podnikneme přiměřené kroky k co nejrychlejšímu odstranění těchto informací.

Tyto zásady jsme vypracovali tak, aby byly co nejvíce přehledné. Pokud ale jste mladší 18 let, jste Uživatelem naší Služby a tyto zásady zpracování osobních údajů pro Vás nejsou dostatečně srozumitelné, ozvěte se nám na e-mail support@retino.com.

Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. Údaje, které mohou Zpracovatelé zpracovávat, včetně jejich účelu a právního titulu zpracování jsme uvedli výše. Tyto Zpracovatele využíváme z pozice Správce, to znamená, že nezpracovávají údaje, které vložíte do systému v rámci užívání Služby.

Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme mimo výše uvedeným Zpracovatelům předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.

Rozsah zpracování v rámci poskytování Služby mohou naši zákazníci ovlivnit vlastním nastavením v Uživatelském účtu.

Technická opatření. Bezpečnost je pro nás velmi důležitá a proto soustavně pracujeme na tom, aby byly Vaše Osobní údaje chráněny. Při volbě opatření bereme v úvahu rozsah zpracování, rizikovost zpracování nebo stav naší techniky.

• Pravidelné zálohujeme data;

• aktualizujeme antivirové softwarové systémy;

• šifrujeme data pomocí SSL/TLS („secure sockets layer / transport layer security“) pro veškeré předávání u

• používáme zabezpečený https protokol;

• naše data na serverech jsou šifrována;

• technologii vyvíjíme s ohledem na ochranu osobních údajů (privacy by design);

• přístupová hesla do informačních systémů (kde budou Osobní údaje zpracovány) a oprávnění k přístupu jsou kontrolované na úrovni jednotlivců.

Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se dodržovat následující opatření:

• Naši zaměstnanci a naši dodavatelé služeb jsou zavázáni mlčenlivostí;

• Naši zaměstnanci jsou řádně proškoleni a také dále pravidelně školeni ohledně GDPR a seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních;

• V případě uchovávání API klíčů odstraňujeme autorizační údaje;

• Přístupy do všech systémů včetně informačního systému jsou personalizovány a kryty bezpečnými hesly;

• Hesla v provozním prostředí uchováváme na odděleném místě (Safe store), do nějž jsou evidovány logy, abychom mohli kontrolovat přístup zaměstnanců k jednotlivým Osobním údajům Uživatelů.

Pokud využíváme Zpracovatele, kteří sídlí v zahraničí, zajišťujeme, abychom splňovali požadavky příslušné právní úpravy. Zejména pokud dochází k předávání dat z EEA do jiných států, zajišťujeme vysoký standard ochrany Osobních údajů prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, případně ekvivalentní standardní smluvní doložky pro Spojené království, a to pro převody do zemí, které nepodléhají rozhodnutí o přiměřenosti ze strany Evropské komise nebo Vašeho místního zákonodárce.

Řídíme se standardy GDPR a ochrana Osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Naše Služby poskytujeme i mimo trh EEA, Vaše práva spojená s ochranou Osobních údajů se tak odvíjí od příslušné právní úpravy, která se na Vás vztahuje.

Jak můžete svá práva uplatnit? Svá práva můžete uplatnit na e-mailu support@retino.com nebo poštou na adrese sídla.

Za účelem vyřízení Vaší žádosti můžeme požadovat ověření Vaší identity, a to v závislosti na povaze práva, které uplatňujete. V případě, že za Vás bude práva uplatňovat zástupce, budeme potřebovat doložit jeho oprávnění za Vás takto jednat. Dále budeme požadovat, aby se Váš zástupce identifikoval. K těmto krokům přistupujeme proto, abychom zajistili co nejvyšší standard ochrany Vašich Osobních údajů.

Pokud se nacházíte na území EEA můžete u nás uplatnit níže uvedená práva vyplývající z GDPR.

Svá práva můžete uplatnit na e-mailu support@retino.com nebo poštou na adrese sídla.

Jak rychle vyřídíme Vaši žádost? Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že Vám nebudeme moci vyhovět. Abychom Vaši žádost vyřídili co nejdříve, je možné, že si od Vás budeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude Správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budete informováni prostřednictvím našich webových stránek. Kontrolujte proto prosím tyto zásady pravidelně. Tím že naši Službu nadále používáte znamená, že se změnami těchto zásad souhlasíte.

V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich Zásad zpracování osobních údajů nás prosím kontaktujte na e-mail support@retino.com.

Pokud budete nespokojeni, můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k:

• Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/), nebo

• Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, se sídlem Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika (více informací na https://dataprotection.gov.sk/uoou/), nebo

• Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, se sídlem Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn (více informací na https://www.bfdi.bund.de), nebo

• Datenschutzbehörde, se sídlem Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Vienna (více informací na http://www.dsb.gv.at), nebo

• jinému úřadu pro ochranu osobních údajů nacházejícím se v místě Vašeho obvyklého bydliště.

Tyto zásady ochrany Osobních údajů jsou účinné ode dne 3.7.2023.